おすすめの現金領収書とクレジットカードのレシートの保管方法について

クレジットカードで経費を支払った時の次のような良くある疑問、質問について説明しています。

・レシートは保管しておくべきなのか、捨てていいのか
・クレジットカードの明細、レシートがあれば経費にすることができるのか
・クレジットカードで経費に支払った場合の注意点について
・現金の領収書やレシートのおすすめの保管方法

クレジットカードのレシートを保管するべきかどうかは、消費税の納税義務が発生しているかそうでないかでその取扱いは異なります。

消費税の納税義務が発生していない場合

前々年の国内の売上が1000万円以下の場合には、消費税の納税義務はありません。

消費税の納税義務がない個人事業主又は法人の場合には、クレジットカードで経費を支払った際に発行されるレシート、利用控えの保管の必要は基本的にはありません。

この場合には、クレジットカード会社の発行するかもしくはＷＥＢ上で閲覧できる利用明細を使って経費処理を行います。

クレジットカード会社の発行する利用明細には、基本的には支払ったお店や会社しか表示されず購入した商品名などは分かりませんが、ガソリン代、高速代、水道光熱費、電話代、インターネットの利用料などはクレジットカード会社が発行する利用明細を見れば内容が明らかです。

しかし、滅多に利用しない経費、備品の購入など利用明細からは内容が判断できない場合や複数の備品を購入し、総額が10万円を超える場合には、クレジットカードで決済した際のレシート、利用控えを保管されてください。

なぜなら、利用明細の会社名、お店名から内容が把握できない場合には経費処理ができなくなってしまいます。

また、1つ当たりの金額が10万円以上になる場合には、税務上一括で消耗品として処理ができないケースがあるため、レシート、利用控えがないと正しい経費処理ができなくなってしまうからです。

このようにクレジットカードのレシート、利用控えを現金払いの領収書、レシートと一緒に保管する場合、クレジットカードのレシートと利用明細を2重で経費処理しまう恐れがあります。

よって、経費の2重処理を防ぐためにもクレジットカードのレシートと現金で支払った経費の領収書は必ず別々に保管してください。

消費税の納税義務が発生している場合

消費税の納税義務が発生している場合には、クレジットカードのレシート、利用控えの保管が必要となります。

ちなみに消費税の計算方法は次のようになります。

国に納める消費税＝①売上に含まれる消費税－②仕入、経費に含まれる消費税

②消費税がかかっている経費が増えるほど国に納める消費税は少なくなります。

消費税が含まれている経費として処理するには、消費税の計算方法を定めている消費税法上のルールとして何を購入したのか、どんなサービスを受けたのかの記録が必要となります。

クレジットカード会社の発行するかもしくはＷＥＢ上で閲覧できる利用明細からでは、何を購入したのか、どんなサービスを受けたのかについての記載や表示がありませんので、購入内容やサービス内容が把握できるクレジットカードのレシート、利用の控えが必要となるのです。

この場合にも、クレジットカードのレシートと利用明細を2重で経費処理しまう恐れがありますので、クレジットカードのレシートと現金で支払った経費の領収書は必ず別々に保管してください。

おすすめの現金領収書とクレジットの利用控えの保管方法

ご質問をいただくことが多いのですが、現金領収書やクレジットカードのレシートはノリで貼って、ファイリングして日付順に並べる必要があるかですが、ノリで貼って日付順にファイリングする必要は一切ありません。

領収書を後から見直す機会が多いなら別ですが、この辺の作業に時間と手間をかけるのは非常にもったいないです。

私がお勧めする方法は次のような方法です。

１、ひと月ごとに２つの茶封筒で現金領収書とクレジットカードレシート分に分け経理処理するまで保管します。

２、現金領収書を会計ソフトへ入力し、クレジットカードレシートは利用明細をもとに必要に応じて内容を確認しながら会計ソフトへ入力しまします。

3、会計ソフトへの入力が終わったら以下のようなポケットタイプの市販されている「領収書　ファイル」に入れていきます。

あまり大きめのファイルを使うとかなり厚みがでるので、Ａ４サイズの24ポケットぐらいがお勧めです。

600円ぐらいでアマゾンで購入できます。

領収書やレシートは9年間の保管が必要となります。

よって、保管の手間と保管場所がかさばらず、スムーズに経費処理できる方法をご自身で見つけてみてください。